„Keep it simple“ ist eine der gängigsten Regeln für Geschäftspräsentationen.
In vielen europäischen Unternehmen wird von guten Folien erwartet, dass sie optisch übersichtlich, sehr prägnant und auf wenige Kernaussagen beschränkt sind. Der Vortragende liefert den Kontext, während die Folien die mündliche Erläuterung ergänzen. Aber funktioniert dieser Ansatz auch bei Präsentationen vor japanischen Geschäftspartnern?
Nicht immer.
Japanische Geschäftspräsentationen enthalten oft mehr Informationen pro Folie als europäische Präsentationen. Aus europäischer Sicht mögen sie zunächst detailliert, farbenfroh oder sogar überladen wirken. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass die Präsentation schlecht gestaltet ist. Oft spiegelt dies lediglich einen anderen Zweck wider.
Es kann vorkommen, dass eine Präsentation ohne den Vortragenden auskommen muss
Bei der Vorbereitung einer Präsentation für japanische Ansprechpartner ist es wichtig zu bedenken, was nach dem Meeting mit den Unterlagen geschieht. Ihre Folien werden möglicherweise an Kollegen, Fachleute, Führungskräfte oder hochrangige Entscheidungsträger weitergegeben, die bei der ursprünglichen Präsentation nicht anwesend waren. Diese Personen werden Ihre Erläuterungen nicht hören und keine Gelegenheit haben, Fragen zu stellen. Die Präsentation muss daher für sich allein verständlich sein.
Bevor Sie Ihre Folien versenden, fragen Sie sich:
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- Kann jemand, der nicht an der Sitzung teilgenommen hat, die Kernaussage verstehen?
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- Sind die relevanten Annahmen und Hintergrundinformationen enthalten?
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- Werden Fachbegriffe und Abkürzungen erklärt?
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- Ist klar, was Sie vorschlagen und wie es nun weitergehen soll?
Eine sehr anschauliche Folie mit nur drei Stichwörtern mag bei einer Live-Präsentation gut funktionieren. Wenn sie jedoch einige Tage später intern weitergegeben wird, ist sie möglicherweise weitaus weniger nützlich.
Sechs zu berücksichtigende Aspekte
1. Informationsdichte
Japanische Präsentationen enthalten oft mehr Informationen pro Folie als Präsentationen in Europa oder Nordamerika. Dabei geht es nicht einfach darum, so viel Text wie möglich unterzubringen. Die zusätzlichen Informationen sollen den Lesern helfen, den Kontext zu verstehen, relevante Zusammenhänge zu erkennen und Fragen zu beantworten, die bei internen Diskussionen aufkommen könnten. Erwägen Sie, kurze Erläuterungen, relevante Hintergrundinformationen und ergänzende Details einzufügen – ordnen Sie diese jedoch sorgfältig an.
2. Abläufe und Zuständigkeiten
Die Visualisierung von Prozessen kann besonders hilfreich sein. Flussdiagramme, Zeitachsen, Organisationsstrukturen und Zuständigkeitsmatrizen erleichtern das Verständnis:
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- wie ein vorgeschlagener Prozess funktionieren wird,
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- Welche Abteilung ist für den jeweiligen Schritt zuständig,
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- wo Entscheidungen getroffen werden müssen,
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- und wie die japanische Organisation einbezogen wird.
Dies fördert die interne Koordination und verringert Unklarheiten. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle das gleiche Verständnis des vorgeschlagenen Arbeitsablaufs haben, nur weil dieser in der Besprechung besprochen wurde.
3. Farben und visuelle Markierungen
Farben, Rahmen, Pfeile und andere Hervorhebungsformen werden häufig verwendet, um zwischen verschiedenen Arten von Informationen zu unterscheiden. Eine Präsentation kann daher farbenfroher wirken als die minimalistischen Designs, die in vielen europäischen Unternehmen üblich sind. Dennoch können visuelle Markierungen den Lesern helfen, Prioritäten, Zuständigkeiten, Risiken oder Änderungen schnell zu erkennen. Der Schlüssel liegt in der Konsistenz. Jede Farbe und jedes Symbol sollte eine klare Bedeutung haben und in der gesamten Präsentation einheitlich verwendet werden.
4. Daten und Fakten
Allgemeine Aussagen reichen möglicherweise nicht aus, um japanische Interessengruppen zu überzeugen, insbesondere in technischen oder risikosensiblen Bereichen. Untermauern Sie Ihre Aussagen nach Möglichkeit mit konkreten Informationen:
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- Zahlen und messbare Ergebnisse,
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- Technische Daten,
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- Testergebnisse,
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- Anwendungsbeispiele,
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- Qualitätsstandards,
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- oder realistische Zeitpläne.
Machen Sie es Ihrem Publikum leicht, die Informationen zu überprüfen und intern zu diskutieren.
5. Referenzen schaffen Vertrauen
Referenzen können dazu beitragen, Unsicherheiten abzubauen – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen in Japan noch relativ unbekannt ist. Relevante Kundenbeispiele, bisherige Projekte, Zertifizierungen, Branchenerfahrung und etablierte Geschäftsbeziehungen zeigen, dass Ihr Unternehmen halten kann, was es verspricht. Wählen Sie Referenzen aus, die für die Branche, die Größe oder die spezifischen geschäftlichen Herausforderungen des japanischen Unternehmens relevant sind. Ein passendes Beispiel ist oft überzeugender als eine lange Liste bekannter Namen ohne Kontext.
6. Klare nächste Schritte
Ihre Zuhörer sollten verstehen, was Sie nach der Präsentation erwarten. Benötigen Sie weitere technische Informationen? Schlagen Sie ein Folgetreffen vor? Sollte der japanische Partner ein bestimmtes Dokument prüfen oder eine andere Abteilung einbeziehen? Fassen Sie die nächsten Schritte, Zuständigkeiten und den vorgeschlagenen Zeitplan klar zusammen. Verlassen Sie sich nicht ausschließlich auf das, was am Ende des Treffens gesagt wurde.
Das Ziel ist es nicht, jede Folie vollzupacken
Eine Präsentation für ein japanisches Publikum anzupassen bedeutet nicht, auf gutes Design zu verzichten oder jede Folie mit Text zu überladen. Es bedeutet vielmehr, die richtige Balance zwischen visueller Klarheit und ausreichender Dokumentation zu finden. Eine überzeugende Präsentation sollte Sie während Ihres Vortrags unterstützen – und auch dann noch wirken, wenn Sie den Raum bereits verlassen haben. Denken Sie vor Ihrer nächsten Präsentation nicht nur an die Personen, die Ihnen gegenüber sitzen, sondern auch an die Kollegen und Entscheidungsträger, die Ihre Folien möglicherweise später erhalten. Welche Informationen benötigen sie, um Ihren Vorschlag zu verstehen, ihn intern zu besprechen und den Prozess voranzubringen?
Manchmal ist weniger mehr.
Aber manchmal machen die richtigen Zusatzinformationen den Unterschied aus.
Diese Erkenntnisse fließen auch in meinen deutschen E-Learning-Kurs „Big in Japan – Erfolgreich auf der Messe“ ein , der „ Fach- und Führungskräfte “ bei der Vorbereitung auf Messen und Geschäfts Meetings en in Japan unterstützt.
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Falls Ihr Unternehmen ein Team auf Präsentationen, Meetings oder Verhandlungen mit japanischen Geschäftspartnern vorbereiten möchte, können Sie sich gerne an mich wenden.
