Von Ulrike Fröhlich
Ich dachte schon, der Kochkurs würde nie stattfinden.
Es war während meiner Zeit bei der Präfekturverwaltung von Nagano, kurz nach den Olympischen Winterspielen 1998. Wir wollten einen Kochkurs für die Freiwilligen organisieren, die während der Spiele so viel Zeit geopfert hatten – eine kleine Geste der Dankbarkeit, etwas Herzliches und Festliches.
Aus deutscher Sicht schien das ganz einfach zu sein. Einen Veranstaltungsort buchen, einen Kursleiter finden, einen Termin festlegen, Einladungen verschicken. Fertig.
Was folgte, waren wochenlange ruhige Meetings, informelle Gespräche, abteilungsübergreifende Beratungen und endlos erscheinende Überlegungen – und das alles wegen eines Kochkurses. Ich fragte mich: Wird das jemals wirklich stattfinden?
Das war es. Und es war wunderbar.
Aber was noch wichtiger ist: Es hat mir etwas beigebracht, das ich erst Jahre später, als ich bei Toshiba in Deutschland arbeitete, wirklich verstanden habe.
Die Entscheidung fällt nicht während der Besprechung
In japanischen Unternehmen werden Entscheidungen selten in dem Raum getroffen, in dem alle versammelt sind.
Bevor ein formeller Vorschlag weiterverfolgt wird, geschieht zunächst etwas anderes: Nemawashi – ein Begriff, der wörtlich aus der Gartenarbeit stammt und so viel bedeutet wie „die Wurzeln vorbereiten“. Informell und diskret werden die betroffenen Personen konsultiert. Bedenken werden geäußert und ausgeräumt. Mögliche Widerstände werden erkannt, bevor sie zu einem Problem werden.
Der Kochkurs in Nagano? Das war nicht nur ein Kochkurs. Es ging um die Genehmigung von Budgets, die Abstimmung zwischen den Abteilungen, Fragen der Fairness – welche Freiwilligen aus welchen Bezirken – und die Abstimmung mit den leitenden Beamten. All diese Gespräche fanden im Einzelgespräch statt, auf den Fluren, bei einer Tasse Tee, lange bevor sich alle offiziell an einen Tisch setzten.
Damals fand ich das frustrierend. Rückblickend verstehe ich genau, warum es so kommen musste.
Schritt 1: Nemawashi – Die Grundlagen schaffen
Nemawashi ist der informelle Prozess der Konsultation und Abstimmung, der stattfindet, bevor ein formeller Vorschlag überhaupt offiziell unterbreitet wird.
Dabei geht es darum, mit allen relevanten Beteiligten – den von der Entscheidung Betroffenen, Fachleuten, dem mittleren Management und der Führungsspitze – nicht in einer formellen Sitzung, sondern in kleineren, ungezwungenen Gesprächen zu sprechen. Das Ziel besteht darin, Bedenken frühzeitig zu erkennen, Probleme anzugehen, bevor sie eskalieren, und im Vorfeld einen Konsens zu erzielen.
Stell dir das so vor, als würdest du die Wurzeln eines Baumes pflegen, bevor du ihn umpflanzt. Die Vorbereitung ist unsichtbar. Aber ohne sie würde der Baum den Umzug nicht überleben.
Ergebnis: Breite Zustimmung und wenige Überraschungen im Verlauf des Verfahrens.
Schritt 2: Ringi – Das formelle Genehmigungsverfahren
Sobald ein Vorschlag informell abgestimmt wurde, durchläuft er den Ringi -Prozess – einen formellen, dokumentierten Genehmigungsablauf.
Es wird ein schriftlicher Vorschlag, das „Ringi-sho“, erstellt, der Hintergrundinformationen, Einzelheiten und Entscheidungspunkte enthält. Dieser durchläuft dann nacheinander die Hierarchie: vom Verfasser zu den Prüfern, den Abteilungsleitern, den benachbarten Abteilungen und schließlich zum Geschäftsführer zur Genehmigung. Jede Person prüft das Dokument, kann Kommentare hinzufügen und ihre Zustimmung formell bestätigen – traditionell mit einem persönlichen Siegel, dem „Hanko“.
Aus europäischer Sicht mag dies bürokratisch anmuten. Doch es geht nicht allein um Schnelligkeit. Vielmehr geht es darum, eine formelle Zustimmung aller beteiligten Parteien, eine gemeinsame Verantwortung und eine klare Dokumentation der Entscheidung zu gewährleisten.
Ergebnis: Formelle Zustimmung aller beteiligten Parteien.
Schritt 3: Endgültige Entscheidung – Gemeinsam entscheiden, gemeinsam voranschreiten
Nach dem Ringi-Verfahren wird die Entscheidung – Kettei – offiziell verkündet und umgesetzt.
Und das hat mich während meiner Zeit bei Toshiba am meisten überrascht: Sobald die Entscheidung gefallen war, ging alles ganz schnell.
Die Umsetzung verlief reibungslos, engagiert und bemerkenswert gut koordiniert. Es gab keinen stillen Widerstand, niemanden, der sich übergangen fühlte, kein „Dem habe ich nie zugestimmt.“ Denn im Grunde genommen hatten das alle bereits getan.
Was mir einst langsam und undurchsichtig erschienen war, empfand ich nun als zutiefst demokratisch. Jeder war befragt worden. Jeder hatte eine Stimme – nicht in einer lauten, offenen Debatte, sondern durch den sorgfältigen, vielschichtigen Prozess von Nemawashi und Ringi.
Ergebnis: Umsetzung mit Engagement und im Einklang mit den Zielen.
Warum dies für internationale Teams wichtig ist
Viele Projekte zwischen Europa und Japan scheitern nicht aufgrund technischer Probleme oder mangelnder Fachkenntnisse. Sie geraten in Schwierigkeiten, weil beide Seiten dieselbe Situation unterschiedlich interpretieren.
Europäische Teams könnten dies als Zögern oder Ineffizienz empfinden. Japanische Teams könnten unter Druck geraten, voreilige Entscheidungen zu treffen, bevor eine ausreichende interne Abstimmung erreicht wurde.
Ein paar Dinge, die man beachten sollte:
- Das Drängen auf eine schnelle Entscheidung könnte nach hinten losgehen. Wenn der interne Abstimmungsprozess noch nicht stattgefunden hat, kann das Drängen auf eine schnelle Antwort zu einem „Ja“ führen, das in der Praxis nichts bewirkt – oder zu einer Verzögerung, während hinter den Kulissen ohnehin stillschweigend Nemawashi stattfindet.
- Das erste Treffen ist selten das entscheidende Treffen. Betrachten Sie es als den Beginn eines Prozesses und nicht als den Moment, in dem alles entschieden wird.
Und was vielleicht am wichtigsten ist: In der japanischen Unternehmenskultur geht es nicht um kurzfristige Effizienz, sondern um langfristige Widerstandsfähigkeit.
Eine andere Art von Geschwindigkeit
In vielen westlichen Geschäftsumgebungen gilt Schnelligkeit als Zeichen von Kompetenz. Entscheidungen sollten zügig getroffen, Diskussionen direkt geführt und Ergebnisse umgehend erzielt werden.
In Japan liegt der Schwerpunkt häufig darauf, künftige Reibungsverluste zu verringern, indem zunächst eine gemeinsame Ausrichtung geschaffen wird.
Oder anders ausgedrückt:
In Japan ist die schnellste Entscheidung nicht unbedingt die erfolgreichste. Die beste Vorbereitung führt gemeinsam zur besten Entscheidung.
Dieser Kochkurs in Nagano? Er brachte Freiwillige aus der ganzen Präfektur zusammen. Das Essen wurde mit großer Sorgfalt zubereitet. Die Atmosphäre war herzlich und von Dankbarkeit geprägt.
Es hat länger gedauert, als ich erwartet hatte. Aber rückblickend – war es genau richtig.
Möchten Sie mehr erfahren?
Wenn Sie erleben möchten, wie japanische Entscheidungsprozesse in realen Verhandlungen und Meetings ablaufen, entdecken Sie die Japan Academy:
Erfolgreich verhandeln in Japan(verfügbar auf Englisch und Deutsch) – eine interaktive Geschichte, die Sie mitten in eine Verhandlung in Japan versetzt und Ihnen ermöglicht, den Entscheidungsprozess hautnah mitzuerleben.
Die Besprechungskultur in Japan und Deutschland — Verstehen Sie, was vor, während und nach japanischen Meetings wirklich geschieht, und lernen Sie, wie Sie mit den Unterschieden effektiv umgehen können.
👉 Entdecken Sie die Japan Academy
