E-Mails in Japan beantworten: Warum eine lange Empfängerliste kein Fehler ist
Von Ulrike Fröhlich
Eine der häufigsten Fragen, die mir europäische Fach- und Führungskräfte stellen, die mit japanischen Kollegen Fach- und Führungskräfte , lautet: „Müssen wirklich alle diese Personen in dieser E-Mail aufgeführt werden?“
Die Antwort? Auf jeden Fall – und hier ist der Grund, warum das wichtiger ist, als Sie vielleicht denken.
CC: An alle. Wirklich.
In der japanischen Geschäftskultur ist es keine reine Formalität, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Es ist ein zentraler Bestandteil des Entscheidungsprozesses.
Wie wir in unserem Artikel über die Entscheidungsfindung in Japan und den „Ringi“-Prozess dargelegt haben, werden wichtige Entscheidungen in Japan selten von einer einzigen Person getroffen. Bevor etwas offiziell beschlossen wird, findet eine umfassende interne Abstimmung statt – über Abteilungen, Führungsebenen und Fachteams hinweg. Dieser Prozess setzt voraus, dass alle Beteiligten zur gleichen Zeit Zugang zu denselben Informationen haben.
Wenn Sie jemanden aus der Verteilerliste entfernen – selbst wenn dies unbeabsichtigt geschieht –, schließen Sie diese Person möglicherweise vollständig aus dem Entscheidungsprozess aus. Und das kann die Abläufe erheblich verlangsamen.
In einem System, in dem Konsens sorgfältig und gemeinsam erarbeitet wird, bedeuten fehlende Informationen fehlende Übereinstimmung. Und fehlende Übereinstimmung bedeutet, von vorne anfangen zu müssen.
Warum die E-Mail-Liste so lang erscheint
Viele westliche Fach- und Führungskräfte japanische E-Mail-Verteiler Fach- und Führungskräfte überraschend umfangreich. Aus europäischer Sicht kann es übertrieben oder ineffizient erscheinen, bei einer routinemäßigen Information zehn oder fünfzehn Personen in Kopie zu setzen.
Aber bedenken Sie einmal, was hinter den Kulissen tatsächlich vor sich geht:
- Möglicherweise müssen mehrere Abteilungen die Inhalte prüfen und aufeinander abstimmen
- Fachleute auf verschiedenen Ebenen können dazu beitragen
- Führungskräfte müssen auf dem Laufenden gehalten werden, auch wenn sie nicht aktiv an Entscheidungen beteiligt sind
- Der Ringi-Prozess erfordert unter Umständen die formelle Genehmigung durch Personen auf verschiedenen Hierarchieebenen
Jede Person auf dieser Liste hat einen Grund, dort zu stehen. Sie zu streichen – oder gar nicht erst aufzunehmen – deutet entweder auf ein mangelndes Verständnis des Verfahrens hin oder, schlimmer noch, auf den Versuch, dieses zu umgehen.
Die versteckten Kosten einer kurzen CC-Liste
Jetzt wird es praktisch.
Wenn wichtige Ansprechpartner in Ihrer E-Mail-Kommunikation nicht berücksichtigt werden, muss das japanische Team Ihre Nachricht intern weiterleiten, sie gegebenenfalls übersetzen, Antworten einholen und alles neu abstimmen, bevor es weitermachen kann. Das kostet Zeit – manchmal sogar sehr viel Zeit.
Ironischerweise führt der Versuch, die Dinge durch eine Verkürzung der Verteilerliste einfach zu halten, oft genau zu dem Ergebnis, das man eigentlich vermeiden wollte: langsamere Entscheidungen.
Das große Ganze: Die Vorbereitungen gehen weiter, auch wenn Sie warten
Es gibt noch ein weiteres Missverständnis, das eng mit diesem zusammenhängt.
Wenn Wochen vergehen, ohne dass sichtbare Fortschritte zu verzeichnen sind, gehen viele westliche Teams davon aus, dass das Projekt ins Stocken geraten ist – und stellen ihre Vorbereitungen ein. Bei der nächsten Besprechung stellen sie dann fest, dass das japanische Team still und leise die interne Abstimmung vorangetrieben hat und bereit ist, das Projekt umzusetzen.
Diese Diskrepanz kann für japanische Partner wirklich enttäuschend sein, da sie während des gesamten Prozesses ein proaktives Engagement erwarten – und nicht nur im Moment der Entscheidung.
Ein paar hilfreiche Gewohnheiten:
Bleiben Sie auf dem Laufenden – behalten Sie im Blick, wie weit die Diskussionen fortgeschritten sind und welche Informationen angefordert wurden.
Signale im Auge behalten – Anfragen nach weiteren Daten oder Unterlagen deuten oft darauf hin, dass der Prozess aktiv voranschreitet.
Halten Sie den Kontakt zu einer wichtigen Kontaktperson aufrecht – ein zuverlässiger Ansprechpartner innerhalb des japanischen Unternehmens kann Ihnen helfen, den aktuellen Stand der Dinge zu erfassen, ohne den formellen Prozess zu beeinträchtigen.
Stellen Sie proaktive Fragen – schon ein einfaches „Gibt es noch weitere Informationen, die wir Ihnen geben können?“ zeugt von Engagement und hält die Kommunikation offen.
Eine kleine Gewohnheit mit großer Wirkung
Die richtigen Personen in jede E-Mail einzubeziehen, ist eine der einfachsten Anpassungen, die ein westlicher Geschäftsmann vornehmen kann – und eine der wirksamsten.
Es trägt der Art und Weise Rechnung, wie Entscheidungen in Japan tatsächlich getroffen werden. Es hält den Prozess am Laufen. Und es signalisiert Ihren japanischen Kollegen, dass Sie verstehen, wie ihre Organisation funktioniert.
Ein solches kulturelles Bewusstsein schafft schneller Vertrauen als fast alles andere.
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